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Consultores de LOYIC expertos en la solución IFRS 16 de SAP que han trabajado en proyectos de compañías relevantes como PUIG, MANGO y CIRSA desvelan, desde su experiencia, los puntos esenciales para una implantación segura y efectiva que permita cubrir todos los requerimientos de la normativa internacional
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Desde la entrada en vigor de la ley (1 de enero de 2019), en LOYIC hemos realizado más de una docena de implementaciones de IFRS 16 en SAP RE-FX para grandes empresas de sectores como el retail, farmacéutico, telecomunicaciones, inmobiliario, etc.
La ley contable internacional de arrendamientos IFRS 16 obliga a reconocer en el balance de la empresa un activo y un pasivo por el importe del valor descontado de los pagos previstos por arrendamiento. Su entrada en vigor el 1 de enero de 2019 modificó por completo la contabilización de los contratos de alquiler desde el punto de vista del arrendatario. En LOYIC somos expertos en la implementación del módulo de SAP Flexible Real Estate Management, que cubre todos los requerimientos de IFRS 16. Nuestros consultores tienen gran experiencia en múltiples modelos de arrendamiento e industrias.
Cuatro de estos profesionales (de izquierda a derecha en la fotografía: Laura Triay Andreu, Consultora; Rocio Teruel Cecilia, Consultora; Gemma Sendra Santacana, Project Manager; y Cristian Jiménez Rodríguez, Programador), todos ellos involucrados de lleno en proyectos para importantes empresas como PUIG, MANGO y CIRSA, reflexionan en esta entrevista sobre las claves, dificultades y beneficios de una óptima implantación de IFRS 16 en SAP Real Estate.
PREGUNTA. ¿Cuáles son los puntos críticos para lograr el éxito en la implantación de IFRS 16 en SAP Flexible Real Estate Management?
RESPUESTA COMPARTIDA. Basándonos en nuestra experiencia en la implantación de SAP RE-FX e IFRS 16 en clientes del sector retail (PUIG, MANGO), así como en la gestión del mantenimiento de otras firmas como CIRSA, las claves del éxito se deben, pensamos, principalmente a estas 4 variables:
- CONOCER LA NORMATIVA Y SABER CÓMO SE INTEGRA EL CONTRATO DE ALQUILER EN EL MÓDULO RE-FX. Los usuarios deben conocer las implicaciones de la normativa para saber identificar si los posibles cambios contractuales impactan en la misma.
- VISIÓN GLOBAL DE LOS IMPACTOS. Implicación de todos los departamentos afectados para llevar a cabo un análisis riguroso de los procesos de negocio actuales, y poder así implementar una solución que se adapte al cliente evitando excepciones o procesos fuera de los circuitos normales de recepción, aprobación y pago de facturas de proveedor. Es importante definir los permisos correctamente y ver los impactos con otras áreas de negocio o con otros sistemas.
- DIMENSIONAMIENTO DE LOS RECURSOS PARA LA MIGRACIÓN DE DATOS. Realizar un inventario de los contratos por clase de contrato, analizando la calidad del dato en los sistemas legacy. Extraer los datos relevantes, transformarlos de acuerdo a las necesidades SAP RE-FX y automatizar las cargas.
- ESTANDARIZAR PROCESOS Y PRIORIZAR MEJORAS SEGÚN CRITICIDAD. Dentro de las posibilidades que ofrece el módulo RE-FX, adaptar los procesos a las necesidades del cliente, evitando desarrollos innecesarios y excluyendo todo aquello que no aporte valor.
PREGUNTA. ¿Qué inconvenientes son los más frecuentes? ¿Qué hacen en LOYIC para superarlos?
ROCÍO TERUEL. El principal inconveniente es la adaptación de los procesos cliente a SAP Real Estate Management y al cumplimiento normativo IFRS 16.
¿Y cómo superamos esto? Realizando una correcta priorización del análisis y posterior construcción de los procesos afectados por el nuevo estándar.
Nuestro objetivo es ceñirnos al máximo a las soluciones estándar de SAP, basadas en Best Practices. Cuando las posibilidades que ofrece el estándar no son suficientes, realizamos desarrollos cliente flexibles y orientados a los usuarios.
LAURA TRIAY. Añadiría que en la recopilación de datos se requiere de un esfuerzo muy importante, ya que la gestión de contratos no siempre recae sobre un único departamento. La clave en esos casos es integrar la información.
Por norma general, hay que ir al contrato original a buscar la información por dos motivos: 1) no está sistematizada, la gestión se hace en herramientas office o 2) los sistemas de gestión utilizados no tienen el detalle que se necesita para implementar la norma correctamente en cuanto a vigencias, cambios de renta, etc.
Es esencial disponer de la información necesaria para saber qué datos se deben recopilar y cómo procesarlos de forma correcta, teniendo en cuenta que el objetivo es disponer de unos datos integrados en el sistema, contemplando y abordando todas las casuísticas que pueda haber.
Siempre intentamos tener reuniones con todos los departamentos implicados en la implementación, una involucración de usuarios claves y un seguimiento continuo.
PREGUNTA. ¿Qué es lo que más valoran las empresas una vez que se ha completado con éxito la implementación?
CRISTIAN JIMÉNEZ y GEMMA SENDRA. En LOYIC apostamos por la calidad y eso se ve reflejado en el resultado final de nuestro trabajo.
Además de proporcionar las herramientas para dar cobertura al cumplimiento normativo, ofrecemos funcionalidades que permiten gestionar los contratos de alquiler teniendo en cuenta las necesidades de cada cliente, ya sea con soluciones estándar o con soluciones a medida basadas en la automatización de procesos flexibles para el cumplimiento de la normativa.
Lo que más valoran las empresas, por tanto, es nuestra forma de dar una solución tan limpia y automatizada al cumplimiento de la normativa IFRS 16 y, adicionalmente, proporcionarles una herramienta que gestione sus contratos de alquiler.
PREGUNTA. ¿Cuál es, más o menos, el plazo medio de una implantación de IFRS 16 en SAP Real Estate?
RESPUESTA COMPARTIDA. Depende de muchos factores: de la cantidad de contratos de alquiler que tenga el cliente, de la implicación de los departamentos, etc., aunque el factor más importante es el alcance de la implantación. Si el cliente se centra exclusivamente en el cumplimiento normativo, el tiempo será inferior que si, además, se implantan mejoras para la gestión de los contratos de alquiler. La realidad es que cada proyecto es único y los plazos van a depender de las necesidades del cliente.